Préparer le terrain : comment gérer efficacement une restructuration

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Pour satisfaire aux exigences actuelles et futures du marché et répondre à leurs propres besoins, nombre d'organisations jugent nécessaire de revoir leurs priorités plus souvent. Dans le contexte d'affaires d’aujourd’hui, les motifs qui peuvent entraîner l'apport de changements au sein des organisations et de leurs services sont nombreux : raisons budgétaires ou financières, baisses de travail, nécessité de rationaliser et d'améliorer les processus organisationnels, diversification des demandes des clients, ou besoin d'améliorer les communications et les interactions entre les services. Le changement comporte bien des difficultés, mais aussi des avantages; un changement positif peut aider une organisation à mieux connaître ses forces et ses faiblesses.

Les équipes de direction qui planifient la restructuration d'un service, peu importe la portée du changement, doivent d'abord se demander comment et pourquoi elles veulent apporter cet important changement. Déterminer les raisons du changement sera utile à votre organisation pour la planification et, le temps venu, pour la mise en œuvre du changement. En général, le changement s'accompagne d'un certain stress et peut occasionner de l'angoisse et de l'anxiété chez les employés, les directeurs et les parties prenantes du service ou de l'organisation concernés. Pour prévenir le stress et réduire les risques que la restructuration tourne à votre désavantage, soyez proactif, travaillez en collaboration et faites un plan détaillé avant de mettre le changement en œuvre.

Plan d'action


Mettez les chances de votre côté


Avant de vous lancer dans une restructuration, qu'elle ne touche qu'un seul petit service ou plusieurs divisions, vous devriez consacrer beaucoup de temps à planifier cet important changement pour faire en sorte qu'il soit mis en œuvre efficacement et sans heurts. Faites participer d'autres personnes à la planification, notamment les directeurs concernés, l'équipe des RH et certains employés. Cette planification sera probablement l'occasion de revoir les rôles et les responsabilités, les charges de travail et les horaires actuels, afin d'obtenir les meilleurs résultats possible à l'issue de la réorganisation. Créez une équipe complète de planification et d'analyse composée de membres clés de votre équipe de direction, de représentants d'autres services, de votre équipe des RH et de toute personne susceptible de proposer des solutions créatives. Un travail d'équipe est souvent nécessaire pour obtenir toute l'information essentielle à une restructuration sans heurts. N'oubliez pas d'examiner attentivement le fonctionnement actuel de vos services afin de résoudre tous les problèmes, sans perdre de vue les bonnes façons de faire.

Soyez clairs quand les enjeux sont considérables

En période de changement organisationnel, vous devez communiquer l'information clairement et le plus souvent possible, surtout si la restructuration entraîne des bouleversements majeurs dans des services clés. Si possible, ayez comme objectif de demeurer totalement transparent pendant toute la restructuration. Il conviendra peut-être d’intensifier vos efforts de communication interne. En effet, vos employés et d'autres intervenants, comme les parties prenantes et les associés, ressentiront probablement de l'anxiété ou du stress du fait de ne pas savoir quelles incidences la restructuration aura sur eux. Vos employés auront de nombreuses questions sur les changements, sur leurs rôles et responsabilités actuels et sur ce qu'il adviendra de leur poste. Soyez limpide et montrez-vous prêt à répondre aux questions sur la restructuration et sur les rôles actuels et futurs.

Ne laissez rien au hasard

Rien ne doit être laissé au hasard dans la préparation d'une restructuration réussie; se fier à la chance pour obtenir les résultats souhaités est certainement une mauvaise idée. Il ne fait aucun doute que les changements organisationnels se répercuteront sur de nombreux autres aspects de votre entreprise, jusque sur les renseignements se trouvant sur son site Web. Plus particulièrement, des modifications pourraient devoir être apportées aux processus de recrutement et d’accueil si les tâches et les attentes liées à certains postes ont changé, et vos employés pourraient devoir suivre des formations à l'issue de changements touchant leur service. En offrant des ateliers et de la formation sur les nouvelles façons de faire aux employés des services concernés, vous les aiderez à effectuer la transition, ainsi qu'à apprendre et à progresser dans leur nouveau rôle.

Préparez-vous à changer les rôles

Une restructuration exige souvent une redéfinition des rôles liés à chaque poste ou, du moins, une réflexion sur les rôles et responsabilités existants. Il n'est pas rare que certains services bougent plus que les autres, en raison du type de travail qu'ils font. Par exemple, les équipes de création ou d'élaboration de nouveaux produits sont souvent les premières à faire l'objet de remaniements, tout simplement parce que leurs responsabilités sont étroitement liées aux demandes changeantes des clients ou du secteur. Le gestionnaire chargé de coordonner la restructuration d'un service serait bien avisé de se pencher sur les rôles en s’intéressant à l'amélioration du fonctionnement et à la satisfaction des clients et des parties prenantes, ainsi qu’à la réduction des coûts et à l'estimation des risques. Il serait aussi à l'avantage des employés devant faire face aux changements de disposer d'indications claires sur ce que l'on attendra d'eux dans leurs nouveaux rôles et leurs nouvelles responsabilités; avec un peu de chance, tout le monde y gagnera. Vous pourriez envisager de créer des tableaux organisationnels contenant de l’information sur les nouveaux rôles ou les changements apportés aux rôles existants, les nouveaux organigrammes et le nom des personnes qui seront autorisées à prendre des décisions lorsque les changements seront mis en œuvre.

Évaluez les incidences sur votre mission, votre vision et vos valeurs

Lorsque des changements organisationnels se profilent à l'horizon, n'oubliez pas de tenir compte de leur incidence sur votre énoncé de la mission, de la vision et des valeurs. Même si la restructuration pourrait n'avoir que peu d'effet sur ces pierres angulaires de votre entreprise, il est important de sortir cet énoncé du fond du tiroir et de le relire afin de déterminer les éventuelles répercussions des changements prévus. Passez en revue ce que les services réorganisés feront à l'avenir, et demandez-vous si certains de leurs objectifs pourraient modifier la mission globale de votre organisation. Si c'est le cas, apportez les modifications nécessaires à l'énoncé de la mission, de la vision et des valeurs. En plus de vous pencher sur les aspects liés à la philosophie d'entreprise, examinez attentivement les incidences qu'auront les changements à venir sur les politiques et les procédures de l'entreprise. Celles-ci pourraient demeurer les mêmes ou devoir changer. Vous ne le saurez qu'en les évaluant en profondeur avant et après le changement organisationnel.

Vous ne savez plus quoi faire? Demander l'aide d'un expert

Les cas extrêmes semblent toujours être les plus déchirants et les plus frustrants. Les vagues de licenciements, le redimensionnement ou la restructuration complète d'une entreprise peuvent entraîner des complications supplémentaires pour lesquelles l'aide d'un expert s'avère parfois nécessaire. Si votre organisation entreprend une restructuration plus complexe que le simple remaniement de quelques services, envisagez de faire appel à un conseiller ou à un consultant en RH ayant de l'expérience en matière de restructurations d'entreprises, de licenciements, de cessations d'emploi, d'indemnités et d'autres formes de relations avec les employés, pour vous aider à surmonter les difficultés.

Le mot de la fin

La planification et la mise en œuvre de vrais changements importants demandent du temps. Que votre restructuration se produise graduellement ou promptement, il y a fort à parier que vous devrez la planifier minutieusement pour que la transition se fasse efficacement et sans heurts. De plus, vos chances de succès augmenteront si vous adoptez la bonne approche en matière de changement organisationnel. Soyez ouvert aux idées et aux suggestions, reconnaissez les approches gagnantes, soyez toujours clair dans vos communications avec tous les paliers concernés de l'organisation, faites participer vos experts, revoyez vos documents et n'oubliez pas qu'il faut habituellement du temps pour obtenir de bons résultats.

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